Glossaire de l'approvisionnement

L'approvisionnement gouvernemental au Canada vient avec son propre vocabulaire spécialisé, et comprendre ces termes est essentiel pour toute entreprise qui souhaite participer efficacement au processus de soumission. Que vous soyez nouveau dans les contrats gouvernementaux ou un soumissionnaire expérimenté à la recherche d'une référence rapide, ce glossaire couvre les termes d'approvisionnement les plus importants utilisés dans l'approvisionnement fédéral, provincial et municipal au Canada. Chaque définition est rédigée en langage clair avec un contexte pratique sur la façon dont le terme s'applique dans les situations réelles de soumission.

A

Addendum — Une modification officielle à un document de sollicitation émise par l'autorité d'approvisionnement après la publication du document original. Les addenda peuvent modifier les spécifications, prolonger les délais, répondre aux questions des soumissionnaires ou modifier les conditions. Il est essentiel de surveiller les addenda tout au long de la période de soumission, car ne pas accuser réception de tous les addenda ou ne pas intégrer leurs changements dans votre soumission peut entraîner que votre offre soit jugée non conforme.

Préavis d'adjudication de contrat (PAC) — Un avis public émis par le gouvernement fédéral indiquant son intention d'attribuer un contrat à un fournisseur préidentifié sans concurrence. Les PAC sont affichés pour un minimum de 15 jours civils afin de permettre aux concurrents potentiels de contester l'attribution non concurrentielle. Si une contestation crédible est reçue, l'approvisionnement doit procéder par un processus concurrentiel. Les PAC sont utilisés lorsque le gouvernement estime qu'un seul fournisseur peut satisfaire au besoin, mais ils fournissent tout de même un mécanisme de transparence.

B

Bid Bond (cautionnement de soumission) — Une garantie financière, généralement fournie par une société de cautionnement, que le soumissionnaire honorera les termes de sa soumission s'il est sélectionné pour l'attribution du contrat. Les cautionnements de soumission protègent l'autorité d'approvisionnement contre les soumissionnaires qui soumettent des prix irréalistes puis refusent de signer le contrat. Dans l'approvisionnement en construction canadien, les cautionnements de soumission de 10 pour cent du prix soumis sont la norme. Le coût d'obtention d'un cautionnement de soumission est une dépense de frais généraux que les entreprises doivent intégrer dans leurs coûts de soumission.

Bid Security (garantie de soumission) — Un terme plus large qui englobe les cautionnements de soumission, les chèques certifiés, les lettres de crédit irrévocables ou d'autres instruments financiers soumis avec une offre pour garantir l'engagement du soumissionnaire. La forme requise de garantie de soumission est spécifiée dans le document de sollicitation, et soumettre le mauvais type ou un montant insuffisant est une erreur de conformité courante qui peut mener à la disqualification de la soumission.

Best Value (meilleur rapport qualité-prix) — Une approche d'évaluation qui considère à la fois le prix et la qualité lors de la sélection d'une soumission gagnante, par opposition à l'évaluation du prix le plus bas. L'évaluation du meilleur rapport qualité-prix permet à l'autorité d'approvisionnement de sélectionner une soumission qui offre la combinaison optimale de mérite technique et de coût, même si ce n'est pas l'option la moins chère. La plupart des approvisionnements par RFP au Canada utilisent une forme d'évaluation du meilleur rapport qualité-prix.

Blanket Purchase Agreement (BPA — accord d'achat global) — Une méthode d'approvisionnement simplifiée utilisée pour combler les besoins répétitifs anticipés en fournitures ou services en établissant des comptes avec des sources qualifiées. Les BPA réduisent les coûts administratifs en éliminant le besoin de bons de commande individuels pour chaque petit achat, et ils sont couramment utilisés pour les fournitures de bureau, les services d'entretien et d'autres achats récurrents de faible valeur.

C

Call-up (commande subséquente) — Une commande passée par un ministère contre une offre à commandes existante. Comme les prix, modalités et conditions ont été établis lors de l'émission de l'offre à commandes, la commande subséquente permet au ministère d'acheter rapidement des biens ou services sans nouveau processus concurrentiel. Pour les fournisseurs, les commandes subséquentes sont ce qui transforme une offre à commandes en revenus réels — détenir une offre à commandes garantit l'admissibilité aux commandes subséquentes, pas un volume d'affaires.

Accord Canada–États-Unis–Mexique (ACEUM / CUSMA) — L'accord commercial qui a remplacé l'ALENA en 2020, régissant les relations commerciales entre le Canada, les États-Unis et le Mexique. Bien que l'ACEUM comprenne certaines dispositions d'approvisionnement, son chapitre sur l'approvisionnement gouvernemental est plus limité que l'AECG ou l'AMP-OMC. En vertu de l'ACEUM, les États-Unis et le Canada ont un accès réciproque limité en matière d'approvisionnement, qui est davantage affecté par les politiques Buy American et Acheter canadien.

Comité canadien des documents de construction (CCDC) — Un organisme qui produit des documents contractuels de construction standardisés utilisés à travers le Canada. Les documents CCDC, tels que le CCDC 2 (Contrat à prix stipulé) et le CCDC 14 (Contrat de conception-construction), sont couramment référencés dans l'approvisionnement gouvernemental en construction et établissent des conditions standard pour les projets de construction.

Accord de libre-échange canadien (ALEC) — Un accord commercial interprovincial qui établit les règles d'approvisionnement gouvernemental dans toutes les provinces et tous les territoires du Canada. L'ALEC exige que les approvisionnements au-dessus de certains seuils monétaires soient ouverts à la concurrence des fournisseurs de partout au Canada, empêchant les gouvernements provinciaux ou municipaux de favoriser les fournisseurs locaux pour les contrats plus importants.

Association canadienne de normalisation (CSA) — Un organisme de normalisation qui développe des normes pour les produits, processus et services au Canada. De nombreuses spécifications d'approvisionnement gouvernemental font référence aux normes CSA pour les exigences de qualité, sécurité et rendement. La conformité aux normes CSA pertinentes est souvent une exigence obligatoire dans les appels d'offres gouvernementaux pour les biens et l'équipement.

Compliance Matrix (matrice de conformité) — Un document qui fait correspondre chaque exigence d'une sollicitation à la section correspondante de la réponse du soumissionnaire, démontrant que chaque exigence obligatoire et cotée a été abordée. Bien que pas toujours exigée par la sollicitation, une matrice de conformité est un outil essentiel de préparation de soumission et en inclure une dans votre soumission peut aider les évaluateurs à vérifier votre conformité rapidement et avec précision.

Accord économique et commercial global (AECG / CETA) — Un accord commercial entre le Canada et l'Union européenne qui comprend des dispositions sur l'approvisionnement gouvernemental. L'AECG exige que l'approvisionnement gouvernemental canadien au-dessus de certains seuils soit ouvert aux fournisseurs de l'Union européenne, et donne réciproquement aux entreprises canadiennes accès aux marchés d'approvisionnement gouvernemental de l'UE. Les seuils de l'AECG sont mis à jour périodiquement et s'appliquent à l'approvisionnement fédéral, provincial et municipal.

D

Debriefing (compte rendu) — Une réunion ou communication post-attribution dans laquelle l'autorité d'approvisionnement fournit une rétroaction à un soumissionnaire non retenu sur la façon dont sa soumission a été évaluée et pourquoi elle n'a pas été sélectionnée. Les comptes rendus sont disponibles de droit dans la plupart des juridictions canadiennes et sont une source inestimable d'apprentissage pour les entreprises qui cherchent à améliorer leur rendement futur en matière de soumissions. Les informations fournies lors d'un compte rendu comprennent généralement vos scores sur chaque critère d'évaluation et une rétroaction générale sur les forces et faiblesses, sans révéler les informations exclusives des autres soumissionnaires.

Ministère de la Défense nationale (MDN / DND) — L'un des plus grands organismes d'approvisionnement du gouvernement fédéral canadien. L'approvisionnement du MDN couvre l'équipement militaire, l'infrastructure de défense, les services professionnels et l'entretien, gérés par les canaux de la Stratégie d'approvisionnement de la Défense. Les contrats du MDN exigent souvent des habilitations de sécurité et peuvent impliquer des processus d'approvisionnement spécialisés distincts de l'approvisionnement fédéral standard.

E

Evaluation Criteria (critères d'évaluation) — Les facteurs spécifiques et leurs poids relatifs qui seront utilisés pour évaluer et noter les soumissions. Les critères d'évaluation sont définis dans le document de sollicitation et comprennent généralement l'approche technique, les qualifications de l'équipe, l'expérience passée, la méthodologie de gestion et le prix. Comprendre et répondre directement aux critères d'évaluation énoncés est le facteur le plus important pour rédiger une soumission compétitive.

F – G

Fair Market Value (juste valeur marchande) — Le prix qu'un acheteur consentant et un vendeur consentant conviendraient dans une transaction sans lien de dépendance. En approvisionnement, la juste valeur marchande est pertinente lorsque le gouvernement utilise l'approvisionnement de gré à gré ou des contrats négociés, car l'autorité d'approvisionnement doit démontrer que le prix payé est raisonnable.

Government Electronic Tendering Service (GETS) — L'ancien nom du portail d'approvisionnement en ligne du gouvernement fédéral, maintenant connu sous le nom d'AchatsCanada. Certaines références plus anciennes et accords commerciaux utilisent encore la terminologie GETS, il est donc utile de savoir que GETS et AchatsCanada désignent la même plateforme.

Avis de marché public (GPN) — Une publication ou affichage officiel d'une occasion d'approvisionnement par une entité gouvernementale. Les avis de marché public sont le principal mécanisme par lequel les occasions d'approvisionnement gouvernemental sont communiquées à la communauté des fournisseurs, et ils sont affichés sur des plateformes comme AchatsCanada, les portails d'appels d'offres provinciaux et les sites Web d'approvisionnement municipaux.

I – L

Integrity Regime (régime d'intégrité) — Le cadre du gouvernement du Canada pour s'assurer que les fournisseurs faisant affaire avec le gouvernement fédéral respectent les normes éthiques et juridiques. En vertu du régime d'intégrité, les fournisseurs reconnus coupables de certaines infractions (y compris la fraude, la corruption, la collusion et l'évasion fiscale) peuvent être exclus de l'approvisionnement fédéral pour une période allant jusqu'à 10 ans. Tous les soumissionnaires de contrats fédéraux doivent certifier leur conformité au régime d'intégrité dans le cadre de leur soumission.

International Traffic in Arms Regulations (ITAR — Règlements sur le trafic international d'armes) — Des règlements américains de contrôle des exportations qui affectent les entreprises canadiennes impliquées dans l'approvisionnement de défense. Les produits, données techniques et services liés aux articles de défense inscrits sur la Liste des munitions des États-Unis sont soumis aux restrictions ITAR. Les entreprises canadiennes travaillant sur des contrats de défense impliquant de la technologie ou des composants d'origine américaine doivent assurer la conformité ITAR, ce qui peut nécessiter une inscription auprès du Département d'État américain.

Invitation to Tender (ITT — invitation à soumissionner) — Un type de sollicitation utilisé principalement pour l'approvisionnement en construction où des spécifications détaillées sont fournies et les soumissions sont évaluées principalement sur le prix. Le contrat est généralement attribué au soumissionnaire conforme le moins cher.

Joint Venture (coentreprise) — Un arrangement commercial formel où deux entreprises ou plus combinent leurs capacités pour soumissionner et exécuter un contrat ensemble. Les coentreprises sont courantes dans l'approvisionnement gouvernemental lorsqu'aucune entreprise seule ne possède toutes les capacités requises, et le document de sollicitation précise habituellement si les coentreprises sont permises et quelle documentation supplémentaire est requise.

Labour and Material Payment Bond (cautionnement pour le paiement de la main-d'œuvre et des matériaux) — Un cautionnement, courant dans l'approvisionnement en construction, qui garantit que les sous-traitants et les fournisseurs de matériaux travaillant sous un entrepreneur général seront payés. Ces cautionnements protègent l'autorité contractante contre les privilèges et les perturbations de projet causés par des parties impayées, et ils sont fréquemment exigés avec un cautionnement d'exécution. Les documents d'appel d'offres précisent la forme et le montant requis de tout cautionnement.

Liquidated Damages (dommages-intérêts liquidés) — Des montants monétaires prédéterminés spécifiés dans un contrat que le fournisseur doit payer s'il ne respecte pas des obligations de rendement spécifiques, généralement les délais de livraison. Contrairement aux pénalités, les dommages-intérêts liquidés doivent représenter une estimation raisonnable des dommages réels que le gouvernement subirait en raison du manquement du fournisseur.

M – N

Mandatory Requirements (exigences obligatoires) — Des exigences spécifiées dans une sollicitation qu'un soumissionnaire doit satisfaire pour que sa soumission soit considérée recevable. Le non-respect de toute exigence obligatoire entraîne la disqualification de la soumission, peu importe la qualité du reste de la soumission. Les exigences obligatoires sont le premier filtre du processus d'évaluation et doivent être traitées avec une priorité absolue durant la préparation de la soumission.

Non-Competitive Procurement (approvisionnement non concurrentiel / gré à gré) — Une méthode d'approvisionnement où le contrat est attribué à un fournisseur spécifique sans concurrence. L'approvisionnement de gré à gré n'est permis dans l'approvisionnement canadien que dans des circonstances spécifiques, comme lorsqu'un seul fournisseur peut satisfaire au besoin, en cas d'urgence ou lorsque la valeur du contrat est inférieure au seuil concurrentiel.

O

Open Contracting Data Standard (OCDS — Norme de données ouvertes sur la passation de marchés) — Une norme internationale pour la publication de données structurées sur les processus d'approvisionnement gouvernemental. Le Canada a adopté les principes OCDS pour accroître la transparence dans l'approvisionnement fédéral, et AchatsCanada publie des données d'approvisionnement dans des formats alignés sur l'OCDS. Pour les entreprises, les données formatées OCDS peuvent aider à la recherche de marché, l'analyse de la concurrence et l'identification des tendances d'approvisionnement.

P – R

Performance Bond (cautionnement d'exécution) — Une garantie financière, habituellement fournie par une société de cautionnement, qui assure que le fournisseur complétera le contrat conformément à ses termes. Les cautionnements d'exécution sont courants dans l'approvisionnement en construction et représentent généralement 50 pour cent de la valeur du contrat. Ils protègent l'autorité d'approvisionnement en fournissant un recours financier si l'entrepreneur ne s'exécute pas.

Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE / PIPEDA) — La loi fédérale canadienne sur la protection de la vie privée qui régit la façon dont les organisations du secteur privé recueillent, utilisent et divulguent les renseignements personnels. Les contrats gouvernementaux qui impliquent le traitement de données personnelles exigent souvent que les entrepreneurs démontrent leur conformité à la LPRPDE et peuvent inclure des exigences spécifiques de protection des données dans les conditions contractuelles.

Procurement Business Number (PBN — numéro d'entreprise d'approvisionnement) — Un identifiant unique émis par Services publics et Approvisionnement Canada aux entreprises inscrites dans le système d'Information d'inscription des fournisseurs (IIF). Un PBN est requis pour soumissionner sur les contrats du gouvernement fédéral et est utilisé pour suivre l'historique d'approvisionnement et le statut d'une entreprise à travers les ministères fédéraux.

Procurement Strategy for Indigenous Business (PSIB — Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones, SAEA) — Le programme fédéral en vertu duquel le gouvernement du Canada s'est engagé à attribuer un minimum de 5 pour cent de la valeur totale des contrats fédéraux à des entreprises autochtones. La SAEA comprend des marchés réservés obligatoires et volontaires pour les concours limités aux entreprises inscrites au Répertoire des entreprises autochtones administré avec Services aux Autochtones Canada.

Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC / PSPC) — Le ministère fédéral responsable de la gestion de l'approvisionnement gouvernemental, des biens immobiliers et des services partagés. SPAC exploite AchatsCanada, gère les offres à commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement, et sert d'autorité d'approvisionnement principale pour la plupart des ministères fédéraux. SPAC administre également le système d'Information d'inscription des fournisseurs et le Programme de sécurité des contrats.

Qualifications-Based Selection (QBS — sélection basée sur les qualifications) — Une méthode d'approvisionnement où le soumissionnaire retenu est sélectionné uniquement sur la base des qualifications et du mérite technique, sans que le prix ne soit un facteur dans l'évaluation. La QBS est utilisée principalement pour les services d'architecture et d'ingénierie dans certaines juridictions canadiennes, suivant le principe que les services de conception professionnels devraient être sélectionnés sur la qualité plutôt que sur le prix le plus bas.

Rated Requirements (exigences cotées) — Des exigences dans une sollicitation qui sont notées à l'aide d'un système d'évaluation par points, par opposition aux exigences obligatoires qui sont évaluées sur une base réussite/échec. Les exigences cotées sont là où vous vous différenciez de vos concurrents, et maximiser votre score sur les exigences cotées est la clé pour remporter les évaluations du meilleur rapport qualité-prix.

S – U

Security Clearance (habilitation de sécurité) — Une autorisation accordée par le gouvernement du Canada qui permet aux individus et aux organisations d'accéder à des informations classifiées ou protégées. De nombreux contrats fédéraux exigent des habilitations de sécurité du personnel à divers niveaux (Fiabilité, Secret, Très secret), et l'obtention de ces habilitations peut prendre des semaines ou des mois. Les entreprises devraient proactivement poursuivre les habilitations de sécurité pour le personnel clé si elles ont l'intention de soumissionner sur des contrats qui les exigent.

Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA / SACC) — Un manuel complet de clauses et conditions standardisées utilisées dans les contrats du gouvernement fédéral, maintenu par SPAC. Le manuel CCUA établit des conditions contractuelles standard qui s'appliquent à la plupart de l'approvisionnement fédéral, et les documents de sollicitation font généralement référence à des clauses CCUA spécifiques par numéro plutôt que de les reproduire intégralement.

Standing Offer (offre à commandes) — Un arrangement où un fournisseur offre de fournir des biens ou services à des prix et conditions prédéterminés sur une période spécifiée. Les ministères gouvernementaux peuvent effectuer des achats (commandes subséquentes) contre une offre à commandes sans nouveau processus concurrentiel, jusqu'aux limites spécifiées dans l'accord d'offre à commandes.

Statement of Work (SOW — Énoncé des travaux) — Une description détaillée des tâches spécifiques, des livrables, des échéanciers et des normes de rendement requis dans le cadre d'un contrat gouvernemental. L'Énoncé des travaux est généralement la section la plus importante d'un document de sollicitation parce qu'il définit exactement ce que le gouvernement attend de l'entrepreneur. Un EDT bien rédigé fournit des exigences claires et mesurables, tandis qu'un EDT vague peut mener à des différends de portée et des problèmes de rendement durant l'exécution du contrat.

Supply Arrangement (arrangement en matière d'approvisionnement) — Une méthode d'approvisionnement qui préqualifie les fournisseurs pour une catégorie de biens ou services. Les besoins individuels dans le cadre d'un arrangement en matière d'approvisionnement peuvent impliquer une concurrence supplémentaire parmi les fournisseurs préqualifiés. Contrairement aux offres à commandes, les arrangements en matière d'approvisionnement n'établissent pas de prix fermes à l'avance.

Supply Arrangement (SA — arrangement en matière d'approvisionnement) — Voir l'entrée principale du glossaire pour Arrangement en matière d'approvisionnement. Dans les avis d'approvisionnement, SA (ou AMA) est l'abréviation couramment utilisée pour désigner ce mécanisme de préqualification.

Surety (société de cautionnement) — Une société, généralement autorisée en vertu de la législation sur les assurances, qui émet des cautionnements de soumission, d'exécution et de paiement garantissant les obligations d'un entrepreneur envers l'autorité contractante. Contrairement à l'assurance, un cautionnement ne transfère pas le risque de l'entrepreneur : si la société de cautionnement paie une réclamation, elle a généralement le droit de recouvrer la perte auprès de l'entrepreneur. Les sociétés de cautionnement évaluent les finances, l'expérience et le carnet de commandes d'un entrepreneur avant d'émettre des cautionnements.

Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT / TBS) — L'organisme fédéral qui établit les politiques pangouvernementales en matière d'approvisionnement, de gestion financière et de ressources humaines. Le SCT établit le cadre politique d'approvisionnement global que SPAC et les ministères individuels doivent suivre, y compris les politiques sur la passation de marchés, l'intégrité, les conflits d'intérêts et la révision de l'approvisionnement.

UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code — Code de catégorie de produits et de services des Nations Unies) — Un système de classification international utilisé pour catégoriser les produits et services. Le gouvernement fédéral utilise les codes UNSPSC pour catégoriser les opportunités d'approvisionnement sur AchatsCanada, et sélectionner les bons codes UNSPSC pour votre entreprise est essentiel pour recevoir des notifications d'appels d'offres pertinentes.

V – W

Value for Money (optimisation des ressources) — Le principe selon lequel l'approvisionnement gouvernemental devrait obtenir le meilleur résultat possible par rapport à l'argent dépensé, en considérant non seulement le prix le plus bas mais aussi la qualité, la capacité et les coûts du cycle de vie. L'optimisation des ressources est le principe directeur derrière les méthodes d'évaluation du meilleur rapport qualité-prix utilisées dans la plupart des RFP canadiens.

Warranty (garantie) — Une garantie contractuelle que les biens ou services satisferont aux normes spécifiées pour une période définie après la livraison. Dans l'approvisionnement gouvernemental, les termes de garantie sont habituellement spécifiés dans le document de sollicitation, et les soumissionnaires peuvent être évalués sur l'exhaustivité de leurs offres de garantie.

Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC / WTO-GPA) — Un accord multilatéral entre les pays membres de l'OMC qui ouvre les marchés d'approvisionnement gouvernemental à la concurrence internationale au-dessus de certains seuils. Le Canada est signataire de l'AMP-OMC, ce qui signifie que l'approvisionnement fédéral et certains approvisionnements sous-nationaux au-dessus des seuils de l'accord doivent être ouverts aux fournisseurs d'autres pays signataires, incluant les États-Unis, l'UE, le Japon et d'autres.