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Lieu et services connexes pour une conférence internationale

Acheteur
Ministère des Pêches et des Océans (MPO)
Lieu
Nouvelle-Écosse
Catégorie
Services professionnels
Publié le
9 novembre 2026
Clôture
25 novembre 2026, 9 h 00 HE (15 jours restants)

Voir l'avis officiel

Description

PRÉAVIS D’ADJUDICATION DE CONTRAT (PAC)

1. Préavis d’adjudication de contrat (PAC)

Le préavis d'adjudication de contrat (PAC) est un avis public destiné aux fournisseurs pour leur faire part de l'intention d'un ministère ou d'un organisme d'attribuer à un fournisseur sélectionné à l'avance, jugé comme étant le seul fournisseur en mesure d'exécuter les travaux, un contrat pour un bien, un service ou des travaux de construction, ce qui permet aux autres fournisseurs de signaler leur intérêt à soumissionner en présentant un énoncé des capacités. Si aucun autre fournisseur ne présente d'énoncé des capacités qui satisfasse aux exigences établies dans le PAC, au plus tard à la date de clôture, l'agent de négociation des contrats peut alors procéder à l'attribution du contrat au fournisseur sélectionné à l'avance.

2. Titre

Lieu et services connexes pour une conférence internationale

3. Définition des exigences

Pêches et Océans Canada (MPO) cherche un lieu où tenir la 12e conférence Our Ocean (OOC12), qui pourra offrir les services associés à l’événement. Le lieu doit permettre l’organisation de séances plénières, d’événements parallèles simultanés, de réunions bilatérales et de rencontres avec des invités de marque, d’activités médiatiques, d’expositions, de réceptions et d’activités de réseautage, ainsi que l’organisation de goûters lors de l’inscription et pendant les pauses prévues au programme (p. ex. café, bouchées), et la mise en œuvre d’une production événementielle professionnelle dans un cadre sécurisé, accessible et adapté. Le lieu doit être disponible du 9 au 11 mai 2027, notamment pour les activités prévues le 9 mai (p. ex. cérémonie d’ouverture, Sommet des jeunes leaders, événements parallèles possibles, réunions ministérielles ou rencontres avec des invités de marque) ainsi que pour le programme principal de la conférence les 10 et 11 mai 2027.

L’entrepreneur doit fournir un accès exclusif ou dûment contrôlé aux espaces nécessaires, au mobilier, aux services publics, aux services de l’immeuble de base et aux services de coordination du lieu pendant toute la durée de la conférence, ce qui inclut les périodes prévues pour le montage et le démontage, les tests et le déroulement de l’événement. L’entrepreneur agira en tant que principal fournisseur de services, dont la location du lieu, la restauration, le soutien à l’inscription et à l’accréditation, les services de sécurité, les services audiovisuels, la production et la planification de l’événement, la mise en scène, la gestion de la conférence, les services d’exposition et tout autre besoin lié au bon déroulement de la conférence. L’entrepreneur peut embaucher des sous-traitants; toutefois, il demeure entièrement responsable de la gestion, de la coordination et de l’exécution de tous les services sous-traités.

Advenant que d’autres fournisseurs potentiels soumettent des énoncés des capacités pendant la période de publication de 15 jours civils et satisfassent aux exigences établies dans le PAC, le ministère ou l’organisme doit tenir une procédure complète d’appel d’offres à l’aide du service électronique de soumission du gouvernement ou par des moyens conventionnels en vue de l’attribution du marché.

Si, au plus tard à la date de clôture, aucun autre fournisseur ne présente d’énoncé de capacités répondant aux exigences établies dans le PAC, un marché sera attribué au fournisseur présélectionné.

4. Critères d’évaluation de l’énoncé des capacités (exigences essentielles minimales)

Tout fournisseur intéressé doit montrer dans un énoncé de capacités qu’il répond aux exigences suivantes :

Tout fournisseur intéressé doit montrer dans un énoncé de capacités qu’il répond aux exigences suivantes :

4.1 Un lieu pouvant accueillir une conférence situé dans la municipalité régionale d’Halifax, disponible du 9 au 11 mai 2027, incluant pour les périodes de montage, de tests et de démontage, et capable d’accueillir une conférence internationale réunissant environ 2 500 participants.

4.2 Une salle pouvant accueillir au moins 2 500 participants simultanément, ainsi que l’infrastructure nécessaire pour assurer la production professionnelle de l’événement, les services audiovisuels et la diffusion en direct.

4.3 Au sein d’un seul et même site :

a. au moins six (6) salles pouvant être utilisées simultanément pour des événements parallèles, chacune pouvant accueillir au moins 50 personnes;

b. au moins dix (10) salles de réunion bilatérales privées, chacune pouvant accueillir au moins 10 personnes;

c. une (1) salle de réunion sécurisée pouvant accueillir environ 100 participants;

d. un espace réservé à l’inscription et à l’accréditation, aux activités médiatiques, aux activités réservées aux dignitaires, à la gestion de la conférence, aux opérations de sécurité, aux expositions, au réseautage et à la restauration.

4.4 La capacité à fournir ou à coordonner des services de restauration et de réception pour environ 2 500 participants tout au long d’une conférence de plusieurs jours, ce qui inclut les réceptions, les repas et les pauses.

4.5 La capacité d’agir en tant que fournisseur principal responsable de la gestion et de la coordination de tous les services liés au site, à savoir l’exploitation du site, la restauration, les services audiovisuels, la production événementielle, le soutien à l’inscription, les services de sécurité et d’exposition, qu’ils soient fournis directement ou par l’intermédiaire de sous-traitants.

4.6 Un environnement opérationnel sécurisé adapté à l’accueil de ministres, de hauts fonctionnaires, de délégations internationales et de participants de marque, offrant un accès contrôlé aux espaces réservés à la conférence et la capacité d’assurer la mise en œuvre de mesures de sécurité.

4.7 Un lieu situé à distance de marche d’hôtels offrant une capacité d’hébergement suffisante pour accueillir les délégués, les représentants et les invités de marque.

5. Accords commerciaux

Ce besoin est assujetti aux dispositions des accords commerciaux suivants :

Accord de libre-échange canadien (ALÉC);

Accord de libre-échange Canada-Chili (ALÉCC);

Accord de Partenariat transpacifique global et progressiste (PTPGP);

Accord de libre-échange Canada-Colombie;

Canada et l’Union européenne Accord économique et commercial global (AECG);

Accord de libre-échange Canada-Honduras;

Accord de libre-échange Canada-Corée;

Accord de libre-échange Canada-Panama;

Accord de libre-échange Canada-Pérou;

Accord de libre-échange Canada-Ukraine;

Accord de continuité commerciale Canada-Royaume-Uni – Accord de continuité commerciale;

Accord sur les marchés publics de l’Organisation mondiale du commerce (OMC-AMP).

6. Justification du fournisseur sélectionné à l’avance

Le fournisseur sélectionné au préalable est le seul qui, à notre connaissance, offre un produit répondant à toutes les exigences essentielles minimales énumérées ci-dessus.

7. Exception au Règlement sur les marchés de l’État

L'exception suivante au Règlement sur les marchés de l'État est invoquée pour cet achat, en vertu du paragraphe 6(d) « une seule personne ou une seule entreprise est en mesure d'exécuter le marché ».

8. Période du contrat proposé

Le contrat proposé est pour la période de la date de l’octroi au 11 mai 2027 inclusivement.

9. Estimation du coût du contrat proposé

La valeur estimative du contrat est de $ 3,200,000.00CAD, excluant les taxes applicables.

10. Nom et adresse du fournisseur sélectionné à l’avance

Halifax Convention Centre (HCC)

1650 Argyle St.

Halifax NS B3J 0E6

11. Droit des fournisseurs à présenter un énoncé de capacités

Les fournisseurs qui s’estiment pleinement qualifiés et en mesure de fournir les biens, les services décrits dans le PAC peuvent présenter un énoncé de capacités par courriel à la personne-ressource indiquée dans le présent avis, au plus tard à la date de clôture du préavis. L’énoncé des capacités doit démontrer précisément en quoi le fournisseur répond aux exigences annoncées.

12. Date de clôture pour la soumission d’un énoncé des capacités

Les énoncés de capacités seront acceptés jusqu’à la date et l’heure limites du 25 novembre 2026 à 14 h HNE.

13. Demandes de renseignements et présentation d’énoncés de capacités

Les demandes de renseignements et les énoncés de capacités doivent être adressés avant la date et l’heure limites indiquées à l’article 13, à :

AUTORITÉ CONTRACTANTE :

Manon Paulin, Agente principale de négociation des contrats

Approvisionnement et gestion du matériel

Pêches et Océans Canada

Téléphone : 438-468-3247

Courriel : DFO.Tenders-Soumissions.MPO@dfo-mpo.gc.ca

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